Hoe werkt een tankkaart?

Geplaatst op 3 september 2025

Een tankkaart is een handig hulpmiddel voor zowel bedrijven als zelfstandigen om brandstofkosten efficiënt te beheren. In plaats van contant te betalen of een privébankkaart te gebruiken aan het tankstation, biedt een tankkaart een professioneel alternatief met meer controle, gemak en overzicht in het brandstofverbruik. In dit artikel leggen we uit wat een tankkaart is, hoe het werkt, en welke voordelen het met zich meebrengt.

Wat is een tankkaart?

Een tankkaart is een betaalmiddel dat specifiek bedoeld is voor het afrekenen van brandstof bij tankstations. De kaart is gekoppeld aan een bedrijf of individu en wordt vaak gebruikt door werknemers of zelfstandigen die regelmatig onderweg zijn. De kaart functioneert vergelijkbaar met een kredietkaart, maar is beperkt tot bepaalde diensten zoals tanken, carwash of tolwegen – afhankelijk van de instellingen van de kaartuitgever.

Waarom een tankkaart gebruiken?

Het gebruik van een tankkaart biedt verschillende voordelen. Allereerst zorgt het voor een duidelijke scheiding tussen privé- en zakelijke uitgaven. Daarnaast worden alle tankbeurten automatisch geregistreerd, wat het opvolgen van kosten eenvoudiger maakt. Bedrijven krijgen op die manier beter inzicht in brandstofverbruik, en administratieve taken zoals het verzamelen van bonnetjes of het invullen van kilometerstaten worden sterk vereenvoudigd.

Het aanvraag- en gebruiksproces

Voor wie overweegt om een tankkaart aan te vragen, is het belangrijk om te weten hoe het proces in zijn werk gaat. Van de aanvraag tot het dagelijkse gebruik aan de pomp: een tankkaart is ontworpen om zo gebruiksvriendelijk mogelijk te zijn.

Aanvragen en activeren

Een tankkaart kan meestal eenvoudig online worden aangevraagd via de website van een aanbieder. Tijdens de aanvraag geef je informatie door zoals je ondernemingsgegevens, het aantal kaarten dat je nodig hebt, en eventuele beperkingen per kaart (zoals een maximumbedrag per maand of beperkte diensten). Na goedkeuring wordt de kaart toegestuurd, vaak met een aparte pincode. Voor gebruik moet je de kaart activeren via een online portaal of een telefonische dienst.

Gebruik aan de pomp

Het gebruik van een tankkaart aan de pomp verloopt zeer eenvoudig. Je steekt de kaart in de betaalautomaat, voert indien nodig de pincode in, en vult het voertuig. Sommige kaarten vragen ook een kilometerstand, zodat het verbruik nauwkeurig kan worden opgevolgd. Na het tanken hoef je geen bonnetje te bewaren – alle transacties worden digitaal geregistreerd.

Facturatie en administratie

Een van de grootste voordelen van een tankkaart is de vereenvoudigde administratie. In plaats van tientallen losse bonnetjes ontvang je een gecentraliseerde factuur, meestal wekelijks of maandelijks. Deze factuur bevat alle transacties, inclusief btw-specificatie, wat het inboeken voor de boekhouding vergemakkelijkt. Zo bespaar je tijd en verminder je het risico op fouten in de administratie.

Voordelen en extra functionaliteiten

Naast het standaard gebruik voor brandstofbetaling bieden veel tankkaarten extra voordelen die zowel kostenbesparing als veiligheid bevorderen.

Kostenbeheer en controle

Met een tankkaart kan je als bedrijf of zelfstandige eenvoudig je brandstofkosten beheren. Via een online platform krijg je inzicht in het verbruik per voertuig of medewerker. Je kan ook limieten instellen per kaart, zoals maximum aantal tankbeurten per dag of maximumbedrag per maand. Dit helpt misbruik voorkomen en maakt het budgetteren eenvoudiger.

Veiligheid en gemak

Tankkaarten zijn doorgaans veiliger dan cash of gewone bankkaarten. Ze zijn vaak beveiligd met een pincode, en in geval van verlies of diefstal kunnen ze onmiddellijk geblokkeerd worden. Bovendien hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen of risico te lopen op foutieve terugbetalingen. Alles wordt automatisch geregistreerd en overzichtelijk gerapporteerd.

Aanvullende diensten

Sommige tankkaarten bieden toegang tot extra diensten, zoals tolbetalingen, parkeergelegenheden, carwash of zelfs onderhoudsdiensten. Dit maakt de kaart tot een multifunctioneel hulpmiddel voor mobiliteitsbeheer. Vooral voor bedrijven met een wagenpark is dit een grote meerwaarde, omdat alle kosten op één overzichtelijke factuur terechtkomen.